Nuevas estrategias para incrementar tu productividad

Productividad - CarlosGallego.comEn un artículo recientemente publicado en LifeHack.org, Chris Smith dice que cada vez que aparece una nueva herramienta o aplicación para incrementar la productividad, se genera una especie de competencia para ver si es la mejor de todas las existentes, la última solución que necesitarás para ser más productivo.

Siempre que un “gurú de la productividad” te dice cómo completar más tareas, muchas personas pasan al menos una semana, o incluso un mes, probando sus nuevas técnicas.

El camino a la productividad ideal para ti

Chris continúa contando su propia historia:

“No podría decirte cuánto dinero y tiempo he pasado probando aplicaciones nuevas, pagando suscripciones a programas como Remember the milk o Toodledo, o incluso probando nuevas formas de organizar mis tareas.

Así que si estás como yo, te puedo ayudar ahora mismo, diciéndote que ningún programa o sistema de productividad te harán más productivo, si los usas de forma aislada.

Cuando leí por primera vez el libro Organízate con eficacia (Getting Things Done), de David Allen, hace unos cuatro años atrás, mi geek interior vio inmediatamente una forma de sistematizar mi trabajo y mi vida.

Con ello, llegó una constante ansiedad por buscar la forma en que los demás lo implementaban, y tratar muchas maneras de configurar mi propio sistema. Compré una carpeta con índice, un mueble para guardar archivos, una agenda, algunos bolígrafos, fichas (demasiadas fichas), y procedí a organizarme con eficacia.

O al menos, eso creí.

Lo que me pasó por gran parte de 2 o 3 años, fue una modificación sin fin de un sistema y la búsqueda de algo mejor que no aplicaba realmente a mi trabajo. El sistema me superó, y hasta me dio miedo usarlo. Me sentí como un pozo sin fondo de proyectos vacíos y actividades que nunca miraría o revisaría debido a su poca importancia.

Todo esto me devolvió a mi punto de partida original: las aplicaciones y los sistemas de productividad no hacen al hombre, es el hombre el que hace el sistema productivo.

Eliminar lo que sobra para aumentar la productividad

“Por eso, en lugar de permanecer enterrado en un mar de herramientas de productividad y de ideas que no eran adecuadas para mí, el último año y medio estuve recortando mi sistema para hacerlo más esencial y útil.

En primer lugar, me dediqué a dar un impulso  a la productividad en papel y lápiz. Fue como desintoxicarme. Mantener proyectos y listas de tareas en papel, no te limita a un conjunto específico de etiquetas, botones y categorías. Te permite simplemente escribir las cosas y mantenerte en el camino. Otra característica interesante de la productividad en papel es que no está rellenada con elementos accesorios, y precisamente por eso no necesitas modificarlo a tu gusto.

Al usar el papel, identifiqué algunas cosas que realmente no me gustaban y supe que necesitaría un sistema digital para:

  • Ordenar por fechas.
  • Ordenar en general.
  • Manipular más fácilmente las listas y cambiar tareas si rescribirlo todo.
  • La posibilidad de enviar algo fácilmente por email.
  • Un lugar para guardar notas directamente relacionadas con las tareas.

Así, encontré un grupo de herramientas que cumplían esos requerimientos y me permitieron poner en práctica el método de Organízate con eficacia con lo mínimo indispensable para mí. Eliminé lo que sobraba de mi sistema de productividad, y finalmente yo tuve el control sobre él.”

La parte práctica

“Si eres como yo, y has estado nadando en un mar de herramientas de productividad por demasiado tiempo, y quieres crear tu propio sistema en lugar de tener que adaptarte tú, aquí tienes unos simples pasos a seguir:

1. Realiza una desintoxicación de herramientas de productividad.  Deja de buscar “las 15 mejores herramientas de productividad para el sistema operativo ‘X’”, mantente fuera de las infinidad de aplicaciones que prometían que te ayudarían a organizarte con eficacia, y prueba manejarte por un tiempo con papel y lápiz. Así, descubrirás qué es lo que realmente necesitas en un sistema digital.

2.  Con las herramientas más simples que encuentres, realiza y completa algunas actividades. Deja que la herramienta te ayude y comienza a aprender cómo puedes confiar en ella para tu vida de trabajo diaria.

3. Haz una lista de cosas que necesitas absolutamente (no que quieras, sino que necesites) en una herramienta de productividad, y trata de buscar la forma más simple de implementarlas. Esfuérzate duro por no caer en la búsqueda de “el mejor sistema de productividad jamás visto”; esto no existe.

4. Acostúmbrate a tu nuevo conjunto de herramientas y utilízalo siempre. Una vez que sientas que tu sistema apoya realmente tu trabajo, haz la promesa de no cambiar de herramientas por 90 días. Después de ese tiempo, puedes evaluar y modificar las cosas que quieras. Luego, vuelve a mantenerte firme con tus herramientas por otros 9 días. Y repite el ciclo.

Y eso es todo. Es importante para un trabajador de la información tener un conjunto de herramientas que genuinamente colaboren con su trabajo. Pero lo que también es importante es que el trabajador mantenga un grupo de herramientas que conoce y en las que confía, y que no se entrometen en su camino.

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